Projets qui dérapent, échéances non tenues, stress permanent, journées interminables, vie de famille perturbée … et si vous disiez définitivement STOP ?

Vous avez essayé tellement de choses par le passé sans obtenir le succès escompté que vous avez jeté l’éponge ?

Pire … vous n’imaginez même plus qu’il soit possible de vivre autrement ?

Ca me rappelle de très mauvais souvenirs : une partie de ma vie passée à courir après le temps avec toute l’insatisfaction et le mal être que celà suppose.

« Qui trop embrasse, mal étreint » …

La sagesse populaire le dit depuis des décennies et pourtant … combien avez-vous de projets « sur le feu » en ce moment ?

Avez vous réellement  les moyens de les mener tous en parallèle ?

Vous savez bien que non !

À votre avis, en termes de résultats : est il plus efficace de saupoudrer le peu de ressources que vous avez sur beaucoup de projets ou de concentrer vos forces sur quelques uns judicieusement choisis ?

Pour avoir expérimenté les deux, « il n’y a pas photo », la deuxième méthode l’emporte « haut la main ».

Vous allez probablement me dire, que dans la « vraie vie », il est impossible de limiter le nombre de projets.

Votre chef, vos clients, vos fournisseurs, vos employés … vous mettent régulièrement la pression pour résoudre des problèmes, améliorer des choses … Il y a tellement d’argent en jeu que vous ne pouvez pas refuser ni même différer.

Et bien si, justement, si c’est important, utilisez la méthode la plus efficace : chacun son tour … 

Je vous propose 3 astuces pour gagner du temps dans la mise en oeuvre de vos projets et, cerise sur le gateau, sans stress (ni pour vous, ni pour vos équipes )

1.- Limitez le nombre et la taille de vos projets

Décidez de combien de projets, votre équipe et vous même, êtes raisonnablement et efficacement capables de gérer en parallèle.

Ne vous compliquez pas la vie avec des « ça dépend de la taille du projet ».

Décidez une fois pour toutes que tous vos projets durent maximum trois mois.

Coupez les plus gros en définissant les résultats que vous êtes capables de produire en trois mois … Les gens attendront moins longtemps avant de voir quelque chose et … seront plus patients pour attendre le résultat final.

Une fois décidé du nombre : choisissez les « heureux élus ».

Pour cette étape, je vous conseille de choisir ceux qui se termineront le plus rapidement.  Votre liste de « projets commencés, non finis » ne s’en videra que plus vite  .

Et pour mener à bien ces projets et canaliser ceux qui voudraient charger la barque (vous aussi peut être ) …

2.- Limitez géographiquement la place allouée aux projets

Dans une usine, si vous voulez limiter les en-cours, vous pouvez revoir les process, former les gens mais la méthode la plus efficace et la plus pérenne est de limiter la place.

Si vous avez prévu de la place pour 4 palettes et pas une de plus, vous avez la garantie d’avoir un en-cours maximum de 4 palettes.

Ouvrez la possibilité d’en avoir plus et vous verrez vos en-cours s’envoler … la nature a horreur du vide  .

Il est très facile de faire la même chose pour vos projets.

Si vous êtes un familier du lean, méthode d’amélioration continue développée par Toyota à la fin de la seconde guerre mondiale, vous savez que les projets se gèrent avec un outil nommé A3.

Vous savez également que le lean est friand de management visuel : les A3 sont affichés (pour ceux qui maitrisent moins le sujet, vous trouverez plus de détails sur le lean en cliquant ici et sur les A3 en cliquant ici ).

Vous avez décidé de gérer 4 projets en parallèle ? achetez 4 supports A3 et fixez les au mur dans votre zone d’affichage … et interdisez vous d’afficher ailleurs !

Vous avez créé une contrainte de place qui vous rappellera (ainsi qu’à toute l’organisation) que vos capacités ne sont pas infinies. Pour commencer un nouveau projet, il faut attendre qu’une place se libère donc … attendre la fin d’un autre projet.

Il existe bien entendu une alternative : arrêter un projet. Rassurez-vous, c’est une décision plus difficile à prendre … donc ça n’arrivera pas si souvent.

Ca arrivera d’ailleurs d’autant moins que vos A3 seront bien renseignés. Avec les enjeux chiffrés et précis des projets en-cours comparés aux enjeux, au périmètre … souvent encore très vagues du projet qu’on veut faire entrer de force, il faudra qu’il soit réellement stratégique pour passer devant les autres.

Si , en plus, vous avez pris la sage précaution, de choisir le projet suivant avec ceux qui ordinairement vous mettent la pression, il leur sera difficile de vous demander d’arrêter un projet s’il n’y a pas de raisons valables (et s’il y en a, montrez votre flexibilité et acceptez de gérer cette exception).

Pour pérenniser la méthode …

3.- Soyez d’une fiabilité exemplaire

Au début, vous aurez sans doute un peu de mal à définir le nombre de projets que votre structure peut gérer. Mais une fois ce « fine tuning » fait, avec une bonne planification de vos A3, vous allez devenir de plus en plus ponctuel.

Habituez-vous à considérer une échéance dans votre A3, non plus comme une information de « culture générale » mais comme un incontournable.

Revoyez vos A3 chaque semaine.

Ne replanifiez jamais ! c’est la porte ouverte aux « dérapages ».

Si vous avez « raté » une échéance, forcez-vous à la respecter la semaine suivante.

Comprenez pourquoi vous l’avez « raté » … faites mieux à l’avenir.

Petit à petit, vos projets seront dans le « vert ».

Votre organisation, peut être encore peu habituée au respect des engagements, va peu à peu se rendre compte, que vous imposez parfois d’attendre … mais pour mieux servir. Les choses bougent, les résultats tombent.

De plus, vous pouvez dire à quelle date démarrera le projet suivant …

Que vous demander de plus ? 

 

 

A bientôt

 

 

Cet article participe à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.

 

 

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